古人很早前就告诉我们用人的最高境界是“知人善任”，然而现实中真正做到的却很少。

知人善任是两层意思：

1、知道，了解他人。首先是知人，你只有了解他的价值、观念、学识、能力才能用好他，这是非常重要的一步。但很多领导往往忽视这一点，一上来就安排工作，指指点点，给下属造成很多麻烦。

2、善任就是善于把他放在合适的位置上。如果没有前一步的知人，你是做不到善任的。所以越是知人就越会善任。

用人的时候往往刚开始还觉得此人不错，到后来发现越来越不理想，这时你会觉得此人不合适。实际上这是一种错觉，因为一个人的能力水平相对是比较稳定的，不可能在短期内突飞猛进。那为什么会这样呢？主要是你没做到知人善任，你对他的了解太浅显，你以为他会达到你的期望，事实上刚好相反。

所谓知人善任，任，是任命的意思，领导者在了解员工、“知人”的同时，不能忘记最终的目标是“善任”，是我们要解决问题、完成工作。

在管理和领导的过程中，我们首先要定义工作，然后再诊断状态，进而匹配对应的领导行为。定义工作，在所有流程之前，只有先明确了工作内容是什么，才能根据具体的工作找到合适的员工。因此，我们要先考虑事，再考虑人。先定义工作，再找到员工，因材施教。

那么如何定义工作呢？可以从以下三个层面入手：

第一层面：职位角色和职能

明面上，你的title就是你的职位，如“实习生”“经理”等。角色则指这个岗位对谁负责任、向谁汇报，比如实习生向主任汇报。而职能就是这个岗位的工作职责大体的工作范围。在“工作范围”中，我们往往还要完成领导临时交办的“其他工作”，但并不是每个下属都会将“其他工作”当成自己的分内工作。

在工作过程中，会有很多显性的工作，同时也会有很多隐性的工作。比如，作为经理，除了带领团队去完成绩效之外，还要培养出一定数量的A级人才和 B级人才；除了做好本部门的工作，其他跨部门的工作需要配合时，要积极配合等等。确认职位角色及职能，就是要确立好工作范围，让每份工作都有迹可循。

第二层面：工作、目标和目的

这个岗位的职责分为哪几部分的工作，每一部分工作它的目标和目的又分别是什么。目标就是要做到什么程度，它的标准是什么。目的就是为什么要做这件事，它的价值是什么。

在执行一项工作时，我们要考虑的不仅仅是做这项工作，还有我们工作的标准是什么，做到什么程度领导会满意。关于标准的量化，领导和下属要就工作的标准达成共识。

在没有达成绩效目标、出现问题的工作状况中，有1/3甚至更大的比例是因为领导一开始关于工作的委派和下属对于工作的理解不同，对目标的理解不同，从而造成了工作结果的错位。因此我们要建立起工作的目标和目的，就工作的标准而言，领导和下属要达成共识。

第三层面：活动步骤和环节

每项工作都会有一些具体的步骤需要去完成，如一家公司的新客户开发包含着获取客户信息、建立联系、传递产品信息等一些细节的步骤。

在定义工作时，我们不能只设立一个宏观的工作目标，而是要将目标细分，将在具体的时间节点要完成什么样的工作目标明确下来。

这样可以不仅可以使我们的工作计划更加有章可依，能够在规定的逻辑链条上顺利进行，也能够使下属明确工作内容，使他们的工作更有目标性。

在团队管理中还有两个因素非常重要，一个是积极因素，另一个是健康因素。健康因素指的是团队成员每个人工作的职责、范围、标准、责任都非常清晰，而积极因素指团队成员针对自己工作以外的工作能够以积极的态度去完成。

所以在一个团队中不能只强调积极而忽略健康，也不能只强调健康而忽略积极，它一定是健康和积极因素的结合，在健康的基础上建立积极的过程。

把“定义工作”做好了，领导者才能够依据具体的工作选择对口的员工，员工也能够更有目标性地去完成工作，领导者和员工的工作共识在这个过程中就被建立起来了。长此以往，无论是管事还是管人，都能够达到事半功倍、知人善任的效果。